Politika zasebnosti

UvodŠportno društvo Olimp Ljubljana (v nadaljevanju: društvo) spoštuje vašo zasebnost in pri obdelavi osebnih podatkov ravna skladno z veljavnimi predpisi o varstvu podatkov – zlasti z Uredbo (EU) 2016/679 (Splošna uredba o varstvu podatkov – GDPR) ter z nacionalno zakonodajo (Zakon o varstvu osebnih podatkov)shodokan.si. Ta politika zasebnosti pojasnjuje, kako v društvu zbiramo, uporabljamo in varujemo osebne podatke v okviru naših dejavnosti (športni treningi, članstvo ter organizacija športnih dogodkov) ter katere pravice imate v zvezi s svojimi podatki.

‍Upravljavec osebnih podatkov: Upravljavec vaših osebnih podatkov je Športno društvo Olimp Ljubljana, Kolarjeva ulica 12A, 1000 Ljubljanabizi.si. Za vsa vprašanja v zvezi z obdelavo osebnih podatkov se lahko na nas obrnete preko elektronske pošte info@volleyballjubljana.si ali na zgornji poštni naslov.

Načini zbiranja osebnih podatkov
Osebne podatke zbiramo na več načinov, odvisno od vaše interakcije z društvom:
- Ob včlanitvi in prijavah: osebno izpolnite pristopne izjave, papirne prijavnice ali obrazce (npr. ob vpisu v članstvo ali prijavi na tekmovanje).
- Preko spleta: preko naše uradne spletne strani (npr. kontaktni obrazci, spletne prijavnice) in preko elektronske pošte, ko nam sami posredujete podatke.
- Mobilne aplikacije: če društvo uporablja mobilno aplikacijo za organizacijo treningov ali dogodkov, se lahko osebni podatki zbirajo tudi preko takšne aplikacije (v skladu s pogoji uporabe aplikacije).
- Drugi viri: včasih pridobimo podatke posredno – npr. od staršev oziroma skrbnikov mladoletnih članov ali s fotografiranjem/videotapovanjem na društvenih prireditvah (glejte spodaj glede slik in posnetkov).

V vseh primerih podatke zbiramo le v obsegu, ki je potreben za dosego določenega namena, in ob tem posameznike ustrezno obvestimoviqtor.euviqtor.eu.

Vrste osebnih podatkov, ki jih zbiramo
V okviru delovanja društva obdelujemo različne kategorije osebnih podatkovviqtor.eu, in sicer predvsem:
- Identifikacijski in kontaktni podatki: npr. ime, priimek, datum rojstva, naslov stalnega prebivališča, telefonska številka in elektronski naslovviqtor.eu.
- Podatki o športni aktivnosti: npr. vrsta športa in program, v katerega ste vključeni, kategorija ali raven tekmovanja, doseženi športni rezultati, številka športne licence ipd.viqtor.eu- Podatki o članstvu: evidenca o datumu včlanitve, plačani članarini ter udeležbi na treningih, tekmovanjih ali drugih dogodkih društva.
- Zdravstveni podatki: podatki o zdravstvenem stanju, ki so pomembni za varno izvajanje športne aktivnosti – npr. potrdilo o zdravstveni sposobnosti za trening, informacije o morebitnih poškodbah, alergijah ali posebnih zdravstvenih potrebahviqtor.eu. (Ti podatki sodijo med posebne vrste osebnih podatkov in jih obdelujemo pod posebnimi pogoji – glejte spodaj Pravna podlaga.)
- Finančni podatki: podatki povezani s plačili članarine ali kotizacij za dogodke (npr. zneski prispevkov, podatki na plačilnih potrdilih)viqtor.eu.
- Fotografije in videoposnetki: slikovni material, ki lahko prikazuje člane pri treningih, tekmovanjih ali drugih društvenih dogodkihviqtor.eu. O takem snemanju ali fotografiranju vas predhodno obvestimo, objave pa izvajamo v skladu z veljavnimi pravili (pridobitev soglasja, anonimizacija ali podobni ukrepi, kadar je to potrebno).

Nameni obdelave osebnih podatkov
Osebne podatke uporabljamo izključno za vnaprej opredeljene in zakonite namene. Ti nameni vključujejo:
- Upravljanje članstva: vodenje evidence članov, obdelava pristopnih izjav in članarin, spremljanje statusa članstva ter napredka športnikov (npr. evidenca udeležbe na treningih, rezultati izpitov ali tekmovanj)shodokan.si.
- Organizacija in izvedba treningov ter dogodkov: načrtovanje urnikov treningov, formiranje skupin, prijava ekip ali posameznikov na tekmovanja, izvedba športnih prireditev in spremljanje rezultatov. Pri tem obdelujemo vaše podatke, da vam omogočimo sodelovanje na dogodkih in zagotovimo uspešno organizacijo.
- Komunikacija in obveščanje: obveščanje članov o urnikih vadbe, spremembah terminov, pomembnih informacijah glede treningov, tekmovanj ali drugih dogodkov društva. Sem spada tudi pošiljanje novic, vabil in obvestil povezanih z dejavnostjo društva na vaš e-naslov ali telefon (npr. SMS), kadar ste za to podali soglasje ali ko gre za obvestila, povezana z vašim članstvomshodokan.si.
- Zagotavljanje varnosti udeležencev: skrb za zdravje in varnost članov pri športnih aktivnostih. To lahko vključuje obdelavo zdravstvenih podatkov, ki ste jih posredovali (npr. informacije o alergijah ali poškodbah), da trenerji in organizatorji prilagodijo vadbo ali poskrbijo za ustrezno prvo pomoč v nujnih primerih.
- Izpolnjevanje zakonskih obveznosti: vodenje finančnih in poslovnih evidenc v skladu z računovodskimi, davčnimi in drugimi predpisi; poročanje pristojnim organom ali športnim zvezam, kadar to zahteva zakon (npr. za namene uveljavljanja pravic iz javnih sredstev, poročila o članstvu za krovne športne organizacije ipd.).
- Varovanje zakonitih interesov društva: lahko obdelujemo določene osebne podatke tudi za namen uveljavljanja ali obrambe pravnih zahtevkov, preprečevanja prevar ali zagotavljanja informacijske varnosti. To bo vedno potekalo sorazmerno in ob upoštevanju vaših pravic.
Osebne podatke ne uporabljamo za nobene namene, ki niso združljivi z zgoraj navedenimi. Če bi želeli obdelati podatke za kak drug namen, vas bomo o tem predhodno obvestili in po potrebi zaprosili za vaše dovoljenje.

Pravna podlaga za obdelavo
Obdelava vaših osebnih podatkov temelji na ustreznih pravnih podlagah, skladno s 6. členom(1) GDPRtrgopromet.si. Glede na namen lahko v konkretnem primeru veljajo ena ali več od naslednjih pravnih podlag:
- Pogodba: Obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere stranka ste (ali za izvedbo ukrepov na vašo zahtevo pred sklenitvijo pogodbe). To velja predvsem za obdelavo podatkov, ki je nujna za zagotovitev članstva in izvajanje športnih programov – ko se včlanite v društvo ali prijavite na naš dogodek, nastane dogovorni odnos, znotraj katerega moramo obdelati vaše podatke (npr. kontaktne in identifikacijske podatke za namene izvedbe treningov ali tekmovanj).
- Zakonska obveznost: Obdelava je potrebna za izpolnitev zakonskih obveznosti, ki veljajo za društvo. Nekatere podatke moramo hraniti ali posredovati zaradi zahtev predpisov – npr. finančne evidence o plačanih članarinah (za davčne potrebe) ali evidence o članih, če to zahteva zakon o društvih.
- Soglasje posameznika: Kadar ni druge ustrezne podlage, vas bomo prosili za izrecno privolitev in vaše podatke obdelovali le, če soglašate. Na podlagi soglasja obdelujemo npr. posebne vrste podatkov – zlasti vaše zdravstvene podatke v obsegu, ki je potreben za varno športno vadbo. Prav tako temelji na privolitvi npr. pošiljanje e-novic nečlanom ali objava fotografij/posnetkov posameznikov na spletni strani in socialnih omrežjih v promocijske namene (če takšno objavo društvo izvaja). Svoje soglasje lahko kadarkoli prekličete (umik soglasja ne vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem).
- Zakoniti interes: V določenih primerih se lahko opremo na naš legitimni interes (oziroma interes tretje osebe), kadar obdelava podatkov poteka na način, za katerega upravičeno pričakujemo, da bo izveden in pri tem ne prevladajo vaše pravice in svoboščine. Tako na primer obdelujemo osnovne kontaktne podatke članov za notranjo komunikacijo in organizacijo treningov – to je nujni del delovanja društva in v interesu tako kluba kot članov, ob čemer menimo, da takšna obdelava ne posega pretirano v zasebnost posameznika. Vedno boste imeli pravico takšni obdelavi ugovarjati (glejte poglavje Pravice posameznikov spodaj).
‍
Obdelava posebnih (občutljivih) podatkov: Vaše zdravstvene in druge občutljive osebne podatke bomo obdelovali izključno, če je izpolnjen eden od pogojev iz 9. člena GDPR. To bo praviloma na podlagi vaše izrecne privolitve za točno določene namene (npr. zdravstveni podatki za zagotavljanje primerne prilagoditve treninga)ip-rs.si. Izjemoma lahko takšne podatke obdelamo tudi za zaščito življenjskih interesov vas ali druge osebe, kadar privolitev ne more biti podana (npr. nujni primer na treningu, ki zahteva posredovanje zdravstvenih informacij reševalcem)ip-rs.si. Društvo se zaveda posebne občutljivosti teh podatkov in zagotavlja povečano skrbnost pri njihovi obdelavi.

Hramba podatkov in varnost
‍Obdobje hrambe: Osebne podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za izpolnitev namenov, zaradi katerih so bili zbrani, oziroma kolikor to zahteva zakonviqtor.eu. To pomeni:
- Podatke o članih in udeležencih športnih programov praviloma hranimo skozi celotno obdobje vašega aktivnega članstva oziroma udeležbe v programih. Po prenehanju članstva določene osnovne podatke še nekaj časa ohranimo, če to narekujejo zakoniti roki hrambe (npr. podatke na izdanih računih moramo po davčnih predpisih hraniti 10 let) ali naši zakoniti interesi (npr. če bi bilo potrebno uveljavljati pravni zahtevek).
- Podatke, zbrane na podlagi privolitve (npr. za pošiljanje novic nečlanom), hranimo do preklica privolitve. Ob morebitnem preklicu ali izpolnitvi namena podatke izbrišemo ali anonimiziramo v razumnem roku.
- Zdravstvene podatke in druge občutljive informacije hranimo le toliko časa, kot je nujno za namen, zaradi katerega ste jih posredovali (npr. informacija o poškodbi se hrani le do zaključka rehabilitacije oziroma do konca članstva).

Ob poteku obdobja hrambe ali izpolnitvi namena podatke učinkovito izbrišemo oziroma trajno anonimiziramo. Če podatke obdelujemo za več namenov (na različnih podlagah), bodo v posameznem naboru hranjeni toliko časa, kolikor traja najdaljši ustrezni namen oziroma pravna podlaga.

‍Varnost podatkov: Za zaščito osebnih podatkov pred nepooblaščenim dostopom, zlorabo, razkritjem ali uničenjem društvo uporablja ustrezne tehnične in organizacijske varnostne ukrepemulti-sport.si. Ti vključujejo kombinacijo fizične in informacijske varnosti, kot na primer:
- fizično varovanje prostorov in arhivov (zaklenjene omare za hranjenje papirnih evidenc, nadzorovan dostop do pisarne društva),
- zaščito elektronskih podatkov z gesli, šifriranjem in uporabo varnih strežnikov,
- redno posodabljanje programske opreme in protivirusno zaščito,
- omejitev dostopa do osebnih podatkov zgolj pooblaščenim osebam (npr. člani upravnega odbora, trenerji in administrativno osebje, ki podatke potrebujejo za izvajanje svojih nalog),
- izvajanje varnostnih kopij pomembnih zbirk podatkov in načrtov za obnovo v primeru incidentov.

Z navedenimi ukrepi si prizadevamo preprečiti nepooblaščen dostop ali razkritje podatkov, ohraniti točnost podatkov ter zagotoviti njihovo ustrezno uporabo. Kljub varnostnim ukrepom poudarjamo, da noben prenos podatkov prek interneta ali shranjevanje podatkov na elektronski način ni 100% varen, zato popolne zaščite ni mogoče zagotovitimulti-sport.si. V primeru kakršnega koli varnostnega incidenta z osebnimi podatki bomo ravnali v skladu z veljavno zakonodajo in o tem po potrebi obvestili tako Informacijskega pooblaščenca kot prizadete posameznike.

Posredovanje podatkov tretjim osebam
‍Brez nepooblaščenih razkritij: Vaših osebnih podatkov ne prodajamo ali nepooblaščeno ne posredujemo tretjim osebam. Uporabljamo jih izključno za zgoraj opisane namene znotraj društvashodokan.si. Posredovanje osebnih podatkov tretjim pride v poštev le, kadar za to obstaja ustrezna pravna podlaga ali vaša izrecna privolitev, in vedno ob upoštevanju načela najmanjšega potrebnega obsega podatkov.
‍Izjeme (pooblaščeni partnerji in obveznosti): V določenih primerih delimo vaše podatke s pogodbenimi obdelovalci oziroma zaupanja vrednimi partnerji, ki nam pomagajo pri izvajanju naše dejavnosti. Sem spadajo na primer:
- Informacijska podpora: zunanje podjetje ali ponudnik storitev (npr. upravitelj spletne strani, ponudnik storitve e-poštnega marketinga, ponudnik IT-storitev v oblaku), ki obdeluje podatke izključno v našem imenu in po naših navodilih. S takšnimi obdelovalci imamo sklenjene pogodbe o varstvu podatkov, ki jih zavezujejo k varovanju zaupnosti in spoštovanju standardov varstva osebnih podatkov pod enakimi pogoji, kot veljajo za naše društvoshodokan.si.
- Športne zveze in organizatorji tekmovanj: če je to potrebno za vaše sodelovanje na uradnih tekmovanjih ali ligah, lahko posredujemo omejene osebne podatke relevantni športni zvezi ali drugemu organizatorju (npr. prijava ekipe na tekmovanje zahteva posredovanje imen članov ekipe, rojstnih datumov in številk licenc krovni zvezi). To storimo le v obsegu, ki je potreben za izvedbo udeležbe, in skladno s pravili posamezne tekmovalne organizacije.
- Državni organi in zakoniti prejemniki: vaše podatke lahko razkrijemo, kadar smo k temu zakonsko zavezani ali kadar na podlagi zakonodaje to zahtevajo pristojni organi (npr. sodišča, inšpekcije) oziroma organi pregona. Prav tako lahko podatke posredujemo, če je to nujno za zaščito naših pravnih zahtevkov ali za zagotavljanje vaše varnosti (npr. posredovanje zdravstvenih podatkov urgentni službi v primeru poškodbe). Vse takšne posredovanja bomo izvedli izključno v skladu z veljavno zakonodajoshodokan.si.

Vsi tretji prejemniki, ki obdelujejo osebne podatke na podlagi sodelovanja z nami, so zavezani spoštovati zaupnost vaših podatkov in jih uporabljati le za dogovorjene namene. Društvo ne bo posredovalo vaših osebnih podatkov nikomur izven navedenih okvirov, razen če bi za to obstajala vaša izrecna privolitev ali bi tako obveznost nalagal zakon.

Pravice posameznikov
‍Kot posameznik, katerega podatke obdelujemo, imate po določbah GDPR določene pravice glede varstva svojih osebnih podatkovmulti-sport.si. Te pravice vključujejo zlasti:
- Pravica do obveščenosti in dostopa: pravico imate pridobiti potrditev, ali o vas obdelujemo osebne podatke, in če jih, dostopati do njih (dobiti kopijo) ter prejeti informacije o obdelavi (nameni, vrste podatkov, uporabniki, rok hrambe ipd.).
- Pravica do popravka: od nas lahko zahtevate, da popravimo netočne osebne podatke, ki se nanašajo na vas, oziroma dopolnimo nepopolne podatke.
- Pravica do izbrisa: v določenih primerih imate pravico zahtevati, da vaše osebne podatke izbrišemo. To velja npr., če podatkov ne potrebujemo več za namene, za katere so bili zbrani, če prekličete privolitev za obdelavo in ni druge pravne podlage, ali če ugovarjate obdelavi in prevlada vaš interes. (Ta pravica ni absolutna – v nekaterih primerih podatkov ni mogoče izbrisati, npr. če jih potrebujemo za izpolnitev zakonske obveznosti.)
- Pravica do omejitve obdelave: dosežete lahko, da v določenih situacijah začasno ustavimo aktivno obdelavo vaših podatkov (npr. če oporekate točnosti podatkov ali zakonitosti obdelave, za čas preverjanja).
- Pravica do ugovora: kadar obdelujemo vaše podatke na podlagi zakonitega interesa (ali javne naloge), imate pravico iz razlogov, povezanih z vašo posebno situacijo, kadarkoli ugovarjati taki obdelavi. Ugovarjate lahko tudi obdelavi za namene neposrednega trženja in v takem primeru bomo vaše podatke prenehali uporabljati v ta namen.
- Pravica do prenosljivosti: za podatke, ki ste nam jih posredovali in jih obdelujemo avtomatizirano na podlagi vaše privolitve ali za izvajanje pogodbe, lahko zahtevate, da vam jih posredujemo v strukturirani, splošno uporabljani strojno berljivi obliki, ali da jih neposredno prenesemo k drugemu upravljavcu, kjer je to tehnično izvedljivo.
- Pravica do preklica privolitve: kadar koli imate pravico preklicati svoje soglasje za obdelavo osebnih podatkov, če je obdelava temeljila na privolitvi. Preklic ne vpliva na zakonitost obdelave, ki se je izvajala pred preklicem.
- Pravica do pritožbe: če menite, da so bile vaše pravice kršene ali da obdelava osebnih podatkov ni skladna z zakonodajo, imate pravico vložiti pritožbo pri nadzornem organu. V Sloveniji je to Informacijski pooblaščenec (Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, gp.ip@ip-rs.si).

Društvo bo posameznikom omogočilo uresničevanje navedenih pravic brez nepotrebnega odlašanja. Za uveljavljanje svojih pravic nas lahko kontaktirate na način, opisan v naslednjem poglavju.

Kontakt za varstvo podatkov
‍Za vsa vprašanja, povezana z obdelavo vaših osebnih podatkov, uresničevanjem zgoraj navedenih pravic ali za pridobitev dodatnih pojasnil glede te politike zasebnosti, smo vam na voljo na:
‍
‍Športno društvo Olimp Ljubljana – naslov: Kolarjeva ulica 12A, 1000 Ljubljana; e-pošta: info@volleyballjubljana.si; telefon: 041 260 923.

V kolikor je vaše povpraševanje povezano z uresničevanjem pravic, navedite, katero pravico želite uveljaviti in ustrezne podatke, da vas bomo lahko zanesljivo identificirali (po potrebi lahko zaprosimo za dodatno identifikacijo zaradi zaščite vaših podatkov pred nepooblaščenim razkritjem). Na vašo zahtevo ali vprašanje bomo odgovorili v najkrajšem možnem času, najpozneje pa v zakonskem roku (praviloma 1 mesec od prejema popolne zahteve).

Veljavnost in posodobitve politike
Ta politika zasebnosti začne veljati z dnem [ustrezni datum] in velja do preklica oziroma morebitne posodobitve. Pridržujemo si pravico občasno prilagoditi vsebino politike, da bo odražala spremembe v našem delovanju ali spremembe predpisov. Vsaka nova verzija bo objavljena na naši spletni strani, o pomembnih spremembah pa vas bomo obvestili (npr. preko e-pošte ali obvestila na spletni strani). Svetujemo vam, da občasno preverite vsebino te politike, da boste seznanjeni z najnovejšo različico. Vaše nadaljnje sodelovanje z društvom po spremembi politike pomeni, da se strinjate s posodobljeno vsebino politike zasebnosti.